Ny elektronisk infrastruktur

Samtidig med at to traditionelle arbejdsgiverinstitutioner 1. januar i år fusionerede i en ny moderne interesseorganisation - Dansk Byggeri - etablerede IT-afdelingen en ny elektronisk infrastruktur, der binder de 8 lokale kontorer og 175 medarbejdere sammen i et netværk, hvor IT og telefoni er integreret.

- I virkeligheden foregik etableringen af den nye infrastruktur over to omgange, fortæller IT-chef Torben Klitgaard fra Danske Byggeri, der er en sammenlægning af Byggeriets Arbejdsgivere og Danske Entreprenører. Opbygningen af den nye infrastruktur blev gennemført af Axcess, der er trendsætter inden for etablering af virtuelle virksomheder og blandt andet har omfattende erfaring med IP-telefoni.

Først skulle man have lagt de to informationssystemer sammen. Det indebar, at man gik fra såkaldt frame-relay til MPLS - hvilket betød dels en hurtigere kommunikation dels mulighed for effektivt at måle, om netværket kører, som det skal. Samtidig udskiftede man et gammelt token ring netværk med et nyt ethernet, så alle arbejdspladser kom på samme tidssvarende lokalnet.

IP telefoni over på det nye net

- Næste opgave var at få telefonien til at spille sammen, siger Torben Klitgaard. De 2 gamle traditionelle telefonsystemer og omstillingsanlæg kunne nemlig ikke med hinanden, så under alle omstændigheder, måtte vi investere i nyt telefon-udstyr. Men da vi nu havde et nyt computernet, så var der en god portion fornuft i at gå over til IP-telefoni, der kunne lægges direkte oven i. Det havde klare økonomiske fordele, da alle lokale opkald mellem afdelingerne nu er gratis.

Men det afgørende var, at vi ønskede at strømlinje vores organisation og dermed de serviceydelser vi leverer til vores medlemmer. Vore medlemmer skal føle, at de kun behøver at ringe ét sted for at komme til at tale med den medarbejder, der har størst kompetence til at løse virksomhedens problem. Medlemmerne skal altså opleve os som en samlet organisation, hvis geografiske placering er mindre væsentlig. Og på den baggrund behøver vi en sammenhængende infrastruktur, så tale og data kan flyde frit.

Det har vi fået - og det tog faktisk kun godt 8 uger fra vi traf beslutningen til den var ført ud i livet. Skulle jeg gøre det igen, ville jeg nu nok afsætte lidt længere tid. Ud over de rent tekniske installationer, skiftede vi også teleudbyder og skulle have porteret alle vore gamle numre fra TDC til Sonofon. Der var et slip på 30 minutter, hvor vi reelt ikke havde telefonforbindelse med omverdenen, og der gik også lidt kludder i nogle af numrene, men ellers klappede alt.

Mobiltelefoner tilsluttet IP-telefoni

Med IP-telefoni er der i princippet ikke forskel på data og tale. Alt går over samme net og man kan lave det, man kalder ”unified messaging” - altså slå flere kommunikationsformer sammen til én. Medarbejderne kan fx kalde op direkte fra kalender-systemet og egentligt kunne man også lave pc’en om til en telefon blot ved at give brugeren et headset. Torben Klitgaard har imidlertid valgt at udstyre alle med digitale telefoner i stedet, så hverdagen mest muligt komme til at ligne den, man kender i forvejen. At kaste for mange forandringer ind samtidig med at man fusionerer 2 organisationer, er ikke alt for smart.

- Næste skridt bliver, at vi lægger mobiltelefonien oven på systemet, så der ikke længere er forskel på, om medarbejderen sidder ved sit skrivebord eller bevæger sig rundt i verden. Det hele smelter sammen. Rent praktisk kunne vi allerede i dag koble mobiltelefonerne på - men eftersom vi kun har haft den nye IP-telefoni kørende i 6 uger, venter vi formentlig til sommer før vi tager næste skridt.

Vi har dermed skabt en ideel kommunikations platform - dels for den enkelte medarbejder men også for organisationen som helhed, idet vi nu kan samle alle vore intellektuelle ressourcer og løbende udvikle nye services for vore medlemmer, slutter Torben Klitgaard.